Командировка: как правильно учесть электронный билет. Командировка электронный билет на поезд

Электронный билет ржд командировка

В связи с переходом ОАО «РЖД9raquo; на новую концепцию электронного билета упрощается учет электронных железнодорожных билетов в расходах на командировки.

Пассажиру не обязательно менять электронный билет на бумажный бланк в кассах РЖД. При оформлении электронного билета выдается Контрольный купон с реквизитами поездки, который прикладывается к отчету о командировке.

Просим Вас обратить внимание на изменение порядка проезда пассажиров, прошедших электронную регистрацию.

Посадка в поезд только по предъявлению документа, удостоверяющего личность, теперь не осуществляется.

При наличии электронной регистрации для пассажира распечатывается Посадочный купон с 2D кодом, обеспечивающим его защиту от подделок. При посадке в поезд пассажир обязан предъявить его проводнику вместе с документом, удостоверяющим личность.

Если выполнена электронная регистрация, но у пассажира нет Посадочного купона ни в распечатанном, ни в электронном виде (например, на мобильном телефоне), пассажиру необходимо обратиться в кассу РЖД не менее чем за 1 час до отправления поезда с начальной станции маршрута для получения обычного билета на бланке вместо Посадочного купона.

За дополнительной консультацией клиенты ZCTS всегда могут обратиться к специалистам Service Team.

Zelenski Corporate Travel Solutions — современные решения для удобства клиента.

№ МТ3 017678 в Едином Федеральном Реестре Туроператоров

Сегодня количество реализованных электронных билетов во многих авиакомпаниях достигает 95 процентов от общего объема продаж, а некоторые перевозчики и вовсе отказались от выписки билетов на бумажном носителе. Это не удивительно, ведь такая форма приобритения билета позволяет существенно сократить время на подготовку к деловой поездке.

Однако, в связи с этим возникает вопрос о том, можно ли отчитаться за командировку электронным билетом, как это сделать и какие документы при этом необходимо прикрепить к отчету о поездке. А если учесть тот факт, что с 01 июня 2008 все авиакомпании, выполняющие полеты за рубеж, обязаны продавать только электронные билеты, то вопрос отчетности становится еще более актуальным.

Все изменения, связанные с приобретением электронных билетов, описаны а специальном письме Министерства финансов России от 17 июля 2007 года №03-03-06/4/99, где четко прописан порядок предоставления необходимой документации для отчета по командировке с использованием электронного билета. В нем говориться, что для оправдания своих расходов, связанных с деловой поездкой, необходимо:

Предъявить, распечатанную на принтере маршрутную квитанцию (электронный билет), а также, выданный в аэропорту посадочный талон;
Маршрутная квитанция (itinerary receipt) будет прислана на адрес электронной почты, указанный при бронировании авиабилета, после его оплаты. Согласно правилам, распечатывать квитанцию нужно не только для отчетности, но и для того, чтобы в случае необходимости предъявить ее на стойке регистрации сотруднику авиакомпании.

Посадочный талон будет Вам выдан в аэропорту вылета после регистрации на рейс. Это доказательство совершенного Вами перелета. Кроме того, талон будет Вам необходим для посадки в самолет, поэтому постарайтесь его не потерять. К тому же, в отличие от распечатки электронного билета, которую не всегда спрашивают при сдаче отчетности, посадочный талон обязательно Вам потребуется.
Если Вы приобретаете электронный билет на поезд, то для подтверждения поездки будет необходимо получить посадочный талон в железнодорожной кассе. Его можно прикрепить к отчету для бухгалтерии. Также можно распечатать реквизиты билета из истории ваших поездок на сайте РЖД.

РЖД БИЛЕТЫ

ОТЕЛИ

Вокзал-Аэропорт РУ

АВИАБИЛЕТЫ - ОТЕЛИ - ВПЕЧАТЛЕНИЯ

Москва, Российская Федерация. Онлайн сервисы: 24/7

villaromania.info

Как отразить в бухучете приобретение электронного билета на проезд сотрудника в командировку поездом

факт поездки.

Факт поездки подтверждает распечатка электронного билета на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона.

Деньги на карточном счете не являются подотчетными до момента их снятия или оплаты подотчетным лицом. На основании документов, подтверждающих факт поездки, стоимость билетов спишется проводкой Дт 20 (26, 44) Кт 60.

Обоснование

Из ситуации Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

как отразить в бухучете приобретение электронного билета на проезд сотрудника в командировку поездом. Организация не получает контрольный купон билета, оформленный на бланке строгой отчетности

Приобретение электронного билета отразите как обычную оплату услуг сторонней организации.

Электронный билет представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира, в котором информация о железнодорожной перевозке представлена в электронно-цифровой форме и содержится в автоматизированной системе управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте. Такое определение содержится в приказе Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322. Таким образом, электронный билет не является бумажным документом. Поэтому в отличие от билетов в бумажной форме учесть его в кассе организации в составе денежных документов невозможно (Инструкция к плану счетов).

Покупку электронного железнодорожного билета отразите в бухучете как обычную оплату услуг сторонней организации:

Дебет 76 (60) Кредит 51 – оплачен электронный железнодорожный билет, приобретенный для сотрудника, направленного в командировку (на основании платежного поручения).

После того как сотрудник предъявит документы, подтверждающие поездку, спишите стоимость электронного билета на затраты (п. 5, 7 ПБУ 10/99).

В учете отразите это так:

Дебет 26 (20, 25, 44...) Кредит 76 (60) – отнесена стоимость проездного билета на расходы организации.*

Из рекомендации Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как выдать деньги под отчет

Использование корпоративной банковской карты*

Для выполнения служебных заданий сотруднику можно выдать корпоративную банковскую карту. Ее разрешено использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также других подотчетных операций (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Эта карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной (п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Чтобы получить корпоративную карту, сотрудник должен написать заявление. Денежные средства на карту зачисляются на основании приказа руководителя. Также рекомендуется утвердить порядок использования корпоративной карты, а учет выданных карт вести в специальном журнале.

При открытии (закрытии) специального карточного счета уведомлять налоговую инспекцию и территориальные отделения Пенсионного фонда РФ и ФСС России не надо.

Однако передача карты сотруднику – это еще не выдача самих подотчетных сумм. Согласно Инструкции к плану счетов суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. То есть в тот момент, когда сотрудник воспользуется картой (снимет с нее деньги или оплатит ею расходы).

По корпоративной карте сотрудник снимает деньги со специального карточного счета организации. Этот счет банк открывает организации на основании договора банковского счета (п. 1.12 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Специальный карточный счет является отдельным, поэтому учет операций по нему нужно вести на отдельном субсчете к счету 55 (Инструкция к плану счетов). Например, этот субсчет можно назвать «Специальный карточный счет». О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки. В бухучете при этом делается такая запись:*

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет» – выданы сотруднику деньги под отчет.

Из ситуации Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

какие документы, подтверждающие расходы на проезд, должен предъявить сотрудник по окончании командировки, если он приобрел билеты на поезд или самолет в электронной форме

В бухучете понесенные расходы подтверждают первичные документы, оформленные в соответствии с требованиями части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Налоговый кодекс РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить расходы на проезд к месту командировки и обратно. Факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, который:

Это следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

При приобретении электронного билета необходимо подтвердить:

чек контрольно-кассовой техники;
слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является командированный сотрудник;
подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;
другой документ, подтверждающий оплату поездки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.
- оформлен в соответствии с требованиями законодательства России или обычаями делового оборота государства, где они были произведены;
- косвенно подтверждает произведенные расходы.
оплату билета;
факт поездки.

www.zarplata-online.ru

Командировка: как правильно учесть электронный билет

Одной из существенных статей затрат в командировке можно считать проезд работника. Очень часто билеты на самолет или поезд покупаются через интернет. Как учитывать электронные билеты, какими проводками оформить их приобретение, что делать при утере проездных документов — расскажет эксперт Норматива.

Билет по сути выполняет функцию договора перевозки между пассажиром и перевозчиком (п. 2 ст. 786 ГК РФ). Это относится как к бумажному, так и к электронному документу.

Система электронной продажи билетов есть у авиакомпаний и РЖД. Указанные перевозчики обязаны оформлять электронные билеты по формам, утвержденным Минтрансом РФ (приказы от 21.08.2012 № 322 и 08.11.2006 № 134).

Если командированный работник приобретет авиабилет через интернет, ему на e-mail придет маршрутная квитанция. Решив ехать на поезде, сотрудник получит электронный контрольный купон. Оба документа включают подробные детали поездки и относятся к бланкам строгой отчетности.

Бухгалтерский и налоговый учет электронных билетов

В бухгалтерском учете затраты на проезд можно списать, опираясь на первичные документы ( ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Электронные билеты можно считать первичкой, так как они содержат все нужные реквизиты.

Контрольный купон билета РЖД подтверждает затраты и дает законное основание списать их на соответствующие счета учета (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-03-07/42273).

Чтобы принять расходы по авиаперелету, помимо маршрутной квитанции, потребуется посадочный талон на самолет, который выдается командированному работнику при регистрации на рейс. Именно посадочный талон свидетельствует о том, что полет состоялся (письма Минфина от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296, от 06.04.2015 № 03-03-06/19229, от 29.01.2014 № 03-03-07/3271).

В налоговом учете затраты на проезд также списываются на основании электронных билетов и приложений к ним (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Бухгалтерские проводки

Учет электронных билетов на бухгалтерских счетах зависит от способа их приобретения. Купить билеты может сама организация либо ее сотрудник на подотчетные деньги.

В небольших компаниях обязанность по приобретению билетов чаще всего ложится на плечи подотчетного лица. Тогда электронные билеты прилагаются к авансовому отчету. Стоимость билета сразу списывается на расходы.

Дебет 20 (26, 44) Кредит 71 — списана стоимость билета.

Если в билете самостоятельной строчкой выделен НДС, дополнительно нужно сделать проводки:

Дебет 19 Кредит 71 — начислен НДС со стоимости билета;

Дебет 68 Кредит 19 — налог принят к вычету.

Если электронные билеты покупает организация, то их нужно учитывать как денежные документы на счете 50-3. Билеты приходуются в кассу предприятия общей суммой без выделения НДС. Если перевозчик берет дополнительную плату за оформление билетов, затраты можно списать на основании выданной квитанции.

Дебет 50-3 Кредит 60 (76) — поступил билет в кассу предприятия;

Дебет 20 (26, 44) Кредит 60 (76) — отражен сбор за оформление билета;

Дебет 19 Кредит 60 (76) — отражен НДС по сбору;

Дебет 68 Кредит 19 — НДС принят к вычету;

Дебет 71 Кредит 50-3 — из кассы подотчетному лицу выдан билет;

Дебет 20 (26, 44) Кредит 71 — списана стоимость билета в момент утверждения авансового отчета.

Когда можно принять НДС к вычету

Распечатанные электронные билеты — это документы строгой отчетности, которые позволяют взять НДС к зачету на законных основаниях. Важно отметить, что налог должен быть прописан в отдельной строке (п. 18Правил ведения книги покупок, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). На этом неоднократно акцентировал свое внимание Минфин РФ в письмах от 26.02.2016 № 03-07-11/11033, от 30.01.2015 № 03-07-11/3522, от 14.10.2015 № 03-07-14/58804, от 30.07.2014 № 03-07-11/37594.

Если в билете НДС заложен в общую стоимость (о чем говорит соответствующая запись), налог к вычету брать опасно. В этом случае контролеры могут снять заявленный вычет, ссылаясь на то, что НДС нужно указывать отдельной строкой. Однако эту претензию можно оспорить в судебном порядке. Суды считают подобные требования необоснованными, так как в п. 6 ст. 168 НК РФ прописано, что при розничной торговле НДС отдельно не указывают (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.11.2012 № А19-5831/2012).

Электронные билеты следует занести в книгу покупок в момент утверждения авансового отчета руководителем. Дата билета и дата авансового отчета могут относиться к разным налоговым периодам. Если работник улетел в командировку в июне, а вернулся обратно в августе, авансовый отчет будет датирован августом. Соответственно НДС можно заявить к вычету начиная с III квартала.

Нюансы заполнения книги покупок

Билеты заносятся в книгу покупок по принципу регистрации в ней счетов-фактур. Но есть несколько особенностей:

в графе 2 ставится код 23;
в графе 3 фиксируется дата оформления и номер билета;

Нередко проездные билеты приобретаются через посредников (турфирмы, агентства и т. п.). Агенты не вправе выдавать счета-фактуры на транспортные услуги, но иногда они об этом забывают. Если компания получила вместе с билетом счет-фактуру от имени агента, в книге покупок нужно регистрировать электронный билет. Именно билет с выделенной суммой НДС дает налогоплательщику право на вычет (письма Минфина РФ от 10.01.2013 № 03-07-11/01, от 12.10.2010 № 03-07-09/45).

Как списать расходы на проезд при утере билета

Если сотрудник потеряет электронный билет, проблем не возникнет — ведь его можно заново распечатать. Сложнее дело обстоит с посадочным талоном — его продублировать не получится.

Чтобы принять расходы на перелет без посадочного талона, компания должна запросить у перевозчика справку, которая подтвердит поездку (письма Минфина РФ от 07.06.2013 № 03-03-07/21187,от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296, письмо УФНС России по г. Москве от 07.08.2012 № 16-15/071659@).

Что делать, если билет на иностранном языке

При загранкомандировках электронные билеты могут быть оформлены на иностранном языке. Учесть стоимость такого билета можно, если сделать перевод его содержания на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ).

Перевод можно доверить штатному бухгалтеру либо специализированной компании (письмо Минфина РФ от 09.12.2015 № 03-07-14/71801). Важно перевести лишь обязательные реквизиты, которые подтвердят расходы: Ф.И.О. пассажира, направление и номер рейса, день вылета, стоимость билета (письмо Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168).

Чтобы взять к вычету НДС, нужно перевести реквизиты, необходимые для применения вычета по НДС (п. 5 ст. 169 НК РФ). То есть достаточно перевести на русский язык наименование авиакомпании, Ф.И.О. пассажира, наименование услуги, стоимость, налоговую ставку и сумму НДС. Остальную информацию переводить не нужно (письма Минфина от 09.12.2015 № 03-07-14/71801, от 10.04.2013 № 03-07-11/11867).

ФНС в своем письме от 26.04.2010 № ШС-37-3/656@ представила расшифровку основных английских обозначений, используемых в билетах. Поэтому можно не искать перевод в словарях, а воспользоваться пояснениями Налоговой службы.

Вам также могут пригодиться подробные примеры с проводками по учету командировок

Эксперт сервиса Норматив

Е. А. Рогачева

www.puhanet.com